Requisitos de Mantenimiento de Registros

Es responsabilidad del titular del registro/licencia mantener registros de todas las operaciones interestatales e intraestatales de vehículos motorizados calificados. Estos registros deben respaldar la distancia informada para fines de registro de IRP y/o la distancia y el combustible comprado/colocado en tanques de propulsión como se informa en las declaraciones de impuestos de IFTA.

Haga clic aquí para acceder a un video de capacitación que explica los requisitos de mantenimiento de registros que se detallan a continuación.

Guía del usuario de seguimiento de auditoría

Registros de Distancia

El Registro de Millajes del Vehículo Individual (IVMR, por sus siglas en inglés), según se requiere para el IRP y el IFTA, es un documento fuente aceptable para registrar la información de la distancia del vehículo. Otro documento fuente aceptable es un informe de viaje que debe incluir lo siguiente:

• Las fechas de inicio y finalización del viaje;
• El origen y destino del viaje, incluyendo la ciudad y el estado;
• Las rutas de viaje (números de carretera).
• Lecturas iniciales y finales del odómetro;
• El total de millas o kilómetros recorridos;
• La distancia recorrida en cada jurisdicción;
• El número de unidad del vehículo;
• El número de la flota de vehículos; y
• El nombre del titular.

Registros de Combustible

Recibos de Combustible

El titular de la licencia debe mantener registros completos de todas las compras de combustible. Se deben compilar totales separados para cada tipo de combustible. Los registros de combustible deben contener lo siguiente:

• La fecha de la compra;
• El nombre y la dirección del vendedor;
• El número de galones o litros comprados;
• El tipo de combustible comprado;
• El precio por galón o litro;
• El importe total de la venta;
• El número de unidad del vehículo en el que se colocó el combustible; y
• El nombre del comprador (conductor).

Los recibos de combustible aceptables incluyen una factura, un recibo de tarjeta de crédito o una factura automatizada generada por el proveedor o listado de transacciones que incluye los elementos enumerados anteriormente e identifica los impuestos pagados. Estos registros se pueden mantener en microfilm/microfiche u otro sistema de almacenamiento de registros computarizado o condensado que cumpla con los requisitos del departamento. El Departamento no aceptará recibos que contengan alteraciones o borrados. Los recibos de combustible prepagados no contienen la información necesaria para que el Departamento otorgue el crédito de combustible con pago de impuestos.

Almacenamiento de Combustible a Granel

Un titular de la licencia que mantiene una instalación de almacenamiento de combustible a granel puede obtener crédito por el impuesto pagado sobre el combustible retirado de esa instalación de almacenamiento si se mantienen los siguientes registros:

• La fecha de retiro;
• El número de galones o litros retirados;
• El tipo de combustible;
• El número de unidad del vehículo en el que se colocó el combustible (esto debe incluir todos los vehículos, tanto sujetos como no sujetos);
• Los registros de compra para demostrar que el impuesto se pagó en todas las compras de combustible a granel; y
• Los registros de inventario y conciliación.

Resúmenes

Su registro debe incluir resúmenes mensuales, trimestrales y anuales (para IRP) para cada vehículo. Estos resúmenes deben contener al menos la siguiente información, por cada vehículo:

• La distancia recorrida en cada jurisdicción en la que operó el vehículo;
• El total de millas recorridas por la flota; y
• Para IFTA, todo el combustible con pago de impuestos (tanto en el camino como en retiros a granel) se coloca en el tanque de propulsión de cada vehículo motorizado calificado.

Se pueden utilizar dispositivos de grabación a bordo, a opción del transportista. Sin embargo, los dispositivos de grabación a bordo deben cumplir con los requisitos establecidos en IRP e IFTA. Póngase en contacto con los servicios de auditoría de IRP/IFTA para obtener más detalles.

Requisitos de Mantenimiento de Registros

Los registros que respaldan el registro asignado según el IRP deben conservarse durante 3 años después del final del año de registro. Los registros que respaldan cada declaración de impuestos trimestral de IFTA deben conservarse durante 4 años desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos o la fecha de presentación, la que sea posterior.

NOTA: Se pueden utilizar dispositivos de grabación a bordo, a opción del transportista. Sin embargo, los dispositivos de grabación a bordo deben cumplir con los requisitos establecidos en IRP e IFTA. Póngase en contacto con los servicios de auditoría de IRP/IFTA para obtener más detalles.

El Departamento requiere que cada solicitante de registro/licenciatario certifique su comprensión de los requisitos de mantenimiento de registros firmando y enviando una copia notariada del Acuerdo de Mantenimiento de Registros de Florida en el momento de la solicitud. Una copia en blanco del Acuerdo de mantenimiento de registros se puede obtener aquí.