El Proceso de Auditoría

De acuerdo con el Plan de Registro Internacional (IRP, en sus siglas en inglés) y el Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA, en sus siglas en inglés), Florida debe auditar el 3% de las compañías con base en la Florida que renuevan su registro prorrateado de IRP y/o la licencia de IFTA anualmente.

Selección de Auditoría

Cualquier licenciatario de IRP o IFTA puede ser seleccionado para la auditoría; sin embargo, el 15% de las auditorías se seleccionará entre los registrantes/licenciatarios más pequeños y el 25% se seleccionará entre los registrantes/licenciatarios más grandes. A menos que los problemas se identifiquen en las renovaciones de registro anuales o en las declaraciones trimestrales, o si la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes informa los problemas de mantenimiento de registros, los solicitantes/licenciados se seleccionan al azar para la auditoría.

Notificación

El Departamento enviará por correo un Aviso de Intención de Auditoría junto con un Cuestionario Previo a la Auditoría al titular/licenciatario al menos 30 días antes de comenzar una auditoría. El Aviso de Intención identificará las cuentas de IRP y/o IFTA que se auditarán y el período de auditoría para cada una.

El solicitante/licenciatario debe completar el Cuestionario Previo a la Auditoría y devolverlo al Departamento junto con una lista de todos los vehículos asignados para el período de auditoría y una muestra de los registros del titular/licenciatario, que incluyen: muestras de recibos de combustible, muestras de hoja de viaje completadas, resúmenes de compra de combustible mensuales y trimestrales, y resúmenes de millaje mensuales y trimestrales.

El auditor hará un seguimiento con el titular/licenciatario por teléfono antes de realizar la auditoría para acordar una fecha aceptable para comenzar la auditoría. En ese momento, el auditor delineará el período de tiempo a ser auditado y los registros a ser revisados. Si la auditoría se lleva a cabo en el lugar de negocios del titular del registro/licenciatario, el auditor confirmará la fecha de la auditoría, los períodos de tiempo que se auditarán y registrará los requisitos. A la inversa, si se programa una auditoría de escritorio, se le pedirá al titular/licenciatario que envíe o entregue los registros al Departamento.

Conferencias

Al comienzo de la auditoría, el auditor consultará con el titular/licenciatario para comprender el historial de la compañía, la operación, los sistemas de mantenimiento de registros y los métodos de información. A medida que la auditoría avanza, el auditor analizará los registros que se revisarán, los períodos de muestreo y las técnicas de muestreo. Si corresponde, el auditor informará de inmediato al titular/licenciatario de las áreas problemáticas identificadas durante la auditoría. Se llevará a cabo una conferencia final de salida con el titular/licenciatario para resumir los resultados de la auditoría, explicar los ajustes realizados y recomendar cambios en el sistema de registro de registros y/o los métodos de informe.

Resultados de la Auditoria

Después de que la conferencia final (de salida) se realice con el titular/licenciatario, el auditor emitirá el Aviso de los Resultados de la Auditoría, el Resumen de la Auditoría y las Notas de la Conferencia de Salida para el solicitante/contribuyente. El Aviso de Resultados de la Auditoría resume los resultados preliminares de la auditoría y el Resumen de la Auditoría proporciona una explicación del análisis realizado. El titular/licenciatario tendrá entonces 15 días para solicitar una Revisión de Supervisión de la auditoría por parte del supervisor del auditor.

Proceso de Revisión Informal

Bajo el proceso de revisión informal del Departamento, se otorga una Revisión de Supervisión SOLAMENTE cuando se proporciona información adicional que aún no se ha presentado para su consideración antes de la finalización de la auditoría y/o se proporciona evidencia que puede tener relación con los impuestos evaluados.

Si no se solicita una Revisión de Supervisión dentro de los 15 días, la auditoría se procesará a través de los procesos de facturación de auditoría del Departamento. Un Aviso de Evaluación Propuesta (NOPA, en sus siglas en inglés) que detalla la evaluación, la multa y el interés se enviará por correo al solicitante/licenciatario. La NOPA incluirá instrucciones para pagar la auditoría y/o solicitar una exención de sanciones. El titular/licenciatario no tendrá otra oportunidad de solicitar una Revisión Secundaria si no se solicita una Revisión de Supervisión dentro del plazo establecido.

El supervisor del auditor se pondrá en contacto con el titular/titular de la licencia si se solicita una Revisión de Supervisión dentro del plazo establecido anteriormente. Tanto el supervisor como el auditor evaluarán la información/evidencia adicional proporcionada y llevarán a cabo una conferencia final de Revisión de Supervisión informando al titular/licenciatario del resultado antes de que la auditoría se procese a través del proceso de facturación de auditoría del Departamento. Se enviará por correo al solicitante/licenciatario una notificación de evaluación propuesta que detalla la evaluación, la multa y el interés, otorgándole 15 días adicionales para solicitar una revisión secundaria con el administrador de la auditoría.

Si se otorga, se realizará una Revisión Secundaria. El resultado de la Revisión Secundaria se comunicará al titular/licenciatario en la Conferencia de Salida de Revisión Secundaria. Luego se enviará un aviso de evaluación al solicitante de registro/titular de la licencia en el que se describen la evaluación, la sanción y el interés, y se les informa sobre sus derechos según el Capítulo 120 de los Estatutos de la Florida para presentar una protesta formal.